3rd april meeting report:

-) Synesis Forum:
All the work has been done. We just have to create a doodle pool to give our availability to stay at the desk.

-) IEEE 125th celebration party:
The schedule of the talks has been done and will be posted here later. The leaflet of the event will be completed as soon as possible by Vincenzo, using the background proposed by Stefano. A small black and white version of the leaflet will be created later, to print it on a larger scale. We will use about 400€ of our fund to print the big color leaflet, 90€ for the coffee break and the rest to print the black and white leaflets.
Our fund is 500€.

-) Ubuntu release party:
On the 24th of April there will be a party on the occasion of the release of the new Ubuntu 9.04 linux distribution. For the leaflet, we will use the picture chosen by Vincenzo and add on it: “distribuzione linux facile da usare – presentazione e installazione” Ubuntu leaflet deadline: 8th April

-) We will switch the mailing lists to google groups.

-) We decided to switch to wordpress for our website, because it’s easier to manage than drupal, that is installed in the current version. At the beginning we will maintain both drupal and wordpress and we will
switch to wordpress later. Wordpress will let us integrate a calendar synchronized with google groups.

-) We changed our motto to : “Promoting engineering at Politecnico di Milano”.

-) We should use Politecnico’s newsletter politamtam to inform all the student about our activities.

-) During 125th celebration party we will try to get at least 30 signs of new and old i3poli members, to be recognized as an association by Politecnico, in order to obtain funds for our activities.

-) We will create a doodle pool to choose the day (between the 20th and the 30th of April) during which we will make a movie at Politecnico to be appended to this video:
http://www.goldaroundtheworld.com/

-) Hydra issue:
articles will be published aperiodically as posts on the new wordpress website, without the old template, which could be used to create a journal to join a certain number of articles. This way it’s easier to write and immediately publish an article by anybody.

Organizzazione IEEE 125°:
sono stati spesi 218€ per i manifesti del 125°, 264€ saranno spesi per il servizio catering, restano massimo 18€ per comprare altro cibo/bevande al supermercato. Martedì 12 alle ore 18.00 ci troviamo al DEI per andare a fare la spesa. Bisogna avvisare la portineria del DEI per preparare i tavolini per il catering.
Lunedì 11, invece, bisogna appendere i manifesti in tutto il campus.
Stiamo preparando le slide per la presentazione di: Hydra, Fsoc, Neomeeting, ubuntu 9.04 party, cambio mailing list e il nuovo sito web.
Bisogna comunicare l’evento agli studenti del politecnico per email e agli iscritti a IEEE per mezzo di Samiee, in italiano e in inglese.

Hi,

The meeting started at 17:10 in 3B room (DEI building in Milano Leonardo).
In the meeting there were me, i3Poli chair, Stefano Facchinetti, i3Poli vice chair and Nicola Vitucci.

The roadmap was:

Making groups not yet formed for IEEE 125th anniversary.
Define the article for the synesis forum.
Talking about how to restructure the website.
Talk about how to make i3Poli a student association known by Politecnico di
Milano.

We talked about the 125th Anniversary, the day will likely be:
10:00 Presentation of i3Poli and list of the things we did this year after 2-3 talks (to define, maybe one of them from Loredana Cristaldi, our conselour, maybe one from president of italian computer society Ferdinando Battini and maybe one from Prof. Ferrero, president of italian instrumentation and measurement society or prof Pignari, president of the Italian Electromagnetic Compatibility Society)
break – some chips and coke for all
first i3Poli membership party: we will subscribe all the people that wants to join or renew their subscription to ieee. members can pay directly their subscription by cash, no problems with credit cards.

Stefano Facchinetti is working to organize the worst part: advertisements. Help is really needed. We need to look for ieee 125th anniversary ready papers and advertisements, try to get them all, personalize, if we can, digitally or manually, adding the place in which we will celebrate ieee 125th anniversary.
We know that Prof Stefano Zanero has advertisements and documents that could be helpful for this event too, the group led by Stefano Facchinetti should contact Prof Stefano Zanero too to see what we can use for the anniversary.
Every contribution in this field is VERY appreciated, if you think you can help, please let us all know.

The day after ieee 125th anniversary, there will be the synesis forum, and we will participate, for this purpose there is an article for the forum which is pending in the mailing list for reviews.

We agreed that who enters our site is not able to know what we do, so more information need to be displayed in the website, and we also need more visibility. We bought the i3poli.org web domain which will be set up by me in this week. Then I’ll start adding information pages in the website, the pages will be approved by members and reviews will be accepted.

Then we talked in how to make i3Poli a known association by Politecnico di Milano university. I already talked with Simone Pleticos on 19th of Feb to know what do we have to do to accomplish this, he pointed me some rules to follow and the fact that we have to do a statute for i3Poli. Since there are too much events in the next month, we will not work on it for now, and we decided to continue later, after the synesis forum.

We also talked about the mailing list. In this month i tried to use the mailing lists provided by ieee.org, i created a i3Poli mailing list, but it’s managed in a way closer to the mailing list now (a foreign tutor controls the mailing list). To have a better control of the mailing list and to know how many people are subscribed and if they are digest or not, it seems that the best approach is using the google groups features. Since this topic was not in schedule, we decided to talk and decide if we will switch to google groups in the next meeting, on 3th of April.

In the next meeting we will check that everything is ready for both synesis forum and ieee 125^th anniversary.

After one hour, at 18:20, the meeting finished.

Alla riunione del 18 febbraio 2009 erano presenti soltanto 2 persone (io e Vincenzo) e sono stati discussi i seguenti argomenti:

-) _125° Anniversario IEEE_: Celebreremo l’anniversario il 13 maggio con una festa durante la quale
Stefano Zanero, il presidente della Computer Society e qualche dottorando del PHD terranno un talk su un tema a loro scelta. Inoltre anche noi, come student branch, faremo una presentazione delle nostre
attività. E’ previsto un coffee break, che sarà più o meno ricco a seconda dei fondi disponibili (potrebbero bastare patatine e coca cola…). Per promuovere questo evento, prepareremo dei voltanti personalizzati da
divulgare. Per tutti i presenti, ci sarà anche l’opportunità di iscriversi o rinnovare le iscrizioni all’IEEE, grazie a Vincenzo che metterà a disposizione la sua carta di credito per il pagamento. Questa sarà anche un’occasione per scambiarsi i numeri di membro IEEE, per ottenere lo sconto Member-Get-A-Member dell’IEEE. Infine, invieremo un’email generale a tutti gli studenti del poli per diffondere la voce su questo evento.

-)_Riunione mensile_: Pensiamo che sia utile ritrovarsi ogni tanto per aggiornarci sulle attività in corso, quindi abbiamo deciso di programmare una riunione fissa mensile, ogni primo venerdì di ogni mese, con comunicazione via email per l’aula e l’ora (circa verso le 17-18).

-)_Synesis Forum_: Parteciperemo al Synesis Forum il 14 maggio e avremo un nostro stand, al quale porteremo dei volantini dell’IEEE, come abbiamo fatto per la SMAU. http://www.synesisforum.it/

Ora per tutto questo abbiamo bisogno della collaborazione di alcuni membri di i3poli, nel dettaglio:

1) io, in qualità di segretario/tesoriere, mi occuperò di richiedere i fondi (300-500€) per finanziare la stampa dei volantini personalizzati per la festa dell’Anniversario IEEE e il coffee break;

2) 1 o più persone che si occupino del volantino personalizzato: bisogna disegnarlo e stamparne tante copie;

3) 1 o più persone che contattino i suddetti invitati alla festa del 13 maggio per organizzare i vari talk e creare una scaletta con i tempi e gli orari dei talk che poi verrà integrata nel volantino;

4) delle persone che occupino a rotazione lo stand del Synesis Forum;

5) qualcuno che scriva l’articolo richiesto dall’intermediario del Synesis Forum (Vincenzo e altri).

I punti 1) 2) e 3) hanno deadline prevista per il *30 marzo*.

Il punto 5) ha deadline prevista per il *23 marzo*.

Vi mando qui sotto il resoconto della riunione di oggi 7 ottobre 2008.

Fate pure le modifiche che volete, poi pubblicatelo in ML annunci.

- Abbiamo deciso che il team che si occuperà del nostro sito internet è costituito da Disegna, Sivieri, Ampolo e Pozzi. Questo team si occuperà dapprima di cambiare l’interfaccia grafica del sito e proporrà una lista di theme, che sarà sottoposta alla votazione di tutti i membri. Il theme con più voti sostituirà quello di default che potete vedere qui:
http://ieeesb.elet.polimi.it/

- Per farci conoscere meglio, abbiamo deciso di creare una pagina sul sito con delle nostre foto stile Simpson. Ognuno può creare autonomamente la propria foto da questo sito:
http://simpsonizeme.com/

- Festeggeremo anche noi il 125° anniversario dell’IEEE, che sarà celebrato il 13 Maggio 2009. Nella settimana in cui cade l’evento, abbiamo pensato di organizzare delle conferenze su temi scientifici, di
organizzare un buffet e portare dei manifesti, volantini, ecc… Quindi, chiederemo almeno ai seguenti docenti se potranno tenere qualche talk:
Zanero per Intrusion Detection Systems;
Matteucci per Intelligenza Artificiale;
Santambrogio per fpga;
Cremonesi per algoritmi.

Costi stimati per la festa dell’ieee: buffet, volantini e manifesti:
500-1000€
http://www.ieee125.org/

- Tutte le nostre pubblicazioni del 2009 dovranno avere il logo IEEE relativo al 125° anniversario, come descritto su questo sito: http://www.ieee.org/web/publications/rights/125th.html

- Capture the flag (CTF): Molti sono interessati a questo tema, quindi, proporremo degli incontri
pratici, anche se forse non ci sarà l’opportunità di partecipare ad un vero evento tipo CFT.
Zanero potrà aiutarci ad organizzare questi incontri, compatibilmente con i suoi impegni, portandoci anche in un laboratorio in cui potremo fare delle prove pratiche. Gli incontri non si terranno dopo le ore
18.00. Bisogna creare una lista di persone che vogliono partecipare a questi incontri.

- Abbiamo deciso di adottare la Robert’s Rules of Order, che si è già dimostrata una regola efficace per prendere delle decisioni durante questa nostra riunione. Pubblicheremo i principi della Robert’s Rules of
Order prossimamente.

- Chi avesse qualche idea per un progetto umanitario o rivoluzionario per la IEEE Presidents’ Change the World Competition può parlarne nella ML discussion. Ci sono premi da 500 a 10000 dollari per i vincitori.
Ricordiamo che la scadenza per presentare questo progetto è il 28 Febbraio 2009.
http://www.ieee125.org/change-the-world/index.html

- Chi non si è ancora iscritto a ISBIR, può farlo qui: http://www.isbir.org/ ISBIR è un network per cercare persone, eventi, offerte di lavoro…
- E’ stato approvato all’unanimità lo spostamento delle mailing list su ieee.org oppure su Google. Decideremo quale dei due è il migliore.

14 maggio del 2008

Scusandomi per non aver scritto prima, ma non ne ho avuto la possibilità, faccio un breve resoconto della riunione tenutasi lo scorso mercoledì 14 maggio, ore 18 in aula conferenze del DEI.

I punti discussi sono stati nell’ordine: il server e la eventualità di inserire un gruppo di continuità; il giornalino e le relative questioni; la possibilità di istituire un incontro per presentare il progetto FSOC.

Vincenzo Ampolo ha sottolineato come nella sede di Lambrate dove è situato il server non sia presente un gruppo di continuità: lavorando il sistema tramite database, improvvisi spegnimenti potrebbero causare la perdita di dati importanti e problemi nella gestione del sito. Ha allora proposto l’acquisto di un gruppo di continuità da affiancare al server per permettere uno spegnimento corretto ed una pronta riaccensione in automatico al ritorno della corrente, spesa che dovrebbe essere intorno a 40 euro. Inoltre ha messo a disposizione un nuovo computer, con 1 giga di RAM e 160 GB di memoria, nel caso fosse necessario sostituire il server attuale. Il sito è pronto ma siamo in attesa dell’apertura delle porte così da renderlo visibile alla rete.

La questione del giornalino si è articolata in due parti. Si è prima discusso della correttezza di avere un gruppo su google per discutere le questioni di Hydra separato della mailing list ufficiale di i3Poli; sentendo le varie opinioni e chiarendo le reciproche posizioni, già discusse per mail nelle scorse settimane, si è deciso di lasciare il gruppo solo per la questione attuale della copertina, anche se tutte le decisioni verranno poi ufficialmente prese nella ML ufficiale; il gruppo sulla copertina è aperto a tutti, ma non è necessario iscriversi per fare proposte: il punto di accordo è che chiunque può proporre una copertina, ma non criticare passivamente, nel qual caso l’opinione non sarà tenuta in conto. A questo punto si è stabilita una dead line per la proposta di copertine da parte dei membri del gruppo, per la data fissata nel 28 maggio, e lasciando il fine settimana seguente e un paio di giorni della settimana successiva per effettuare la votazione delle copertine proposte: i voti saranno espressi con un punteggio, ma superata la dead line non saranno accettate critiche alle copertine proposte.

Infine Gianluca Boso e Stefano Facchinetti hanno proposto di fare un incontro nel quale spiegare a chi fosse interessato il funzionamento a livello elettronico di un sistema FSOC, sul quale sarà presente un articolo sulla prima uscita di Hydra proprio a cura di Gianluca. La proposta ha ricevuto il beneplacito dei presenti e si è pensato di collocare l’incontro intorno alla settimana del 21 maggio, sempre che si riscontri un interesse da parte dei membri del gruppo o anche da esterni che volessero partecipare; a riguardo verrà mandata una mail sulla mailing list ufficiale per avvisare dell’incontro e chiedere chi vorrebbe partecipare.

La riunione si è conclusa intorno alle 19, ricordando anche la pizzata organizzata dal Poul per festeggiare la nuova sede che questo gruppo condividerà con i3Poli, pizzata che si sarebbe svolta il venerdì seguente 16 maggio. La sede si troverà sotto PoliRadio e verrà attivata a breve.

In assenza del segretario Marco Sorreca il resoconto è stato redatto dal vice chair.

Stefano Facchinetti